30–50%
Angebote & Auftragsbestätigungen
Weniger Innendienststunden pro Angebot oder Auftragsbestätigung.
Basierend auf abgeschlossenen Piloten
Reduzieren Sie den manuellen Vorbereitungsaufwand, der Vertriebs-, Verwaltungs- und Kundenserviceteams ausbremst - ohne sensible Daten preiszugeben.
Gebaut für Teams mit sensiblen Daten - unter Prüfpflicht, Regulierung oder vertraglichen Anforderungen - wo jede Stunde in Dokumentenvorbereitung eine Stunde weniger für Wachstum ist.
Vertriebsinnendienst, Angebotsabteilungen und Einkaufsteams, die in Angebotsvorbereitung, Ausschreibungsanalyse und Lieferantendokumentation feststecken.
Auftragsabwicklung, Fulfilment und Dokumententeams, die über E-Mail, PDFs und interne Systeme hinweg arbeiten.
Steuerberater, Buchhaltungsabteilungen und Finanzteams, die Steuererklärungen, Meldungen und Mandantendaten unter hohen Qualitätsanforderungen bearbeiten.
Wir setzen Backoffice-KI-Agenten dort ein, wo sie den größten Mehrwert bieten.
Weniger Innendienststunden pro Angebot oder Auftragsbestätigung.
Mehr beantwortete Ausschreibungen - ohne Wachstum im Angebotsteam.
Mehr Mandantenkapazität in Steuer-Workflows.
Ein Sondermaschinenbauer aus Baden-Württemberg hatte volle Auftragsbücher, aber einen chronisch überlasteten Vertriebsinnendienst. Angebots- und Ausschreibungsbearbeitung fraß zu viel Teamzeit. Frühere Automatisierungsversuche scheiterten, weil die Arbeit unstrukturierte Eingaben erforderte - E-Mails, PDFs, Spezifikationen. Konstruktionsdaten mussten in einer kontrollierten Umgebung bleiben.
brainbot baute einen Backoffice-KI-Agenten für drei Workflows: Angebotsvorbereitung, Auftragsbestätigungen und Ausschreibungsanalyse. Das System umfasst rollenbasierte Berechtigungen, Vorschau vor Schreibzugriff, Rollback und Aktivitätsprotokollierung. Konstruktionsdaten des Kunden verblieben in einer kontrollierten DACH-Cloud-Umgebung.
Drei Workflows gingen in 8 Wochen in Betrieb. Die Bearbeitungszeiten pro Angebot sanken deutlich. Der Vertriebsinnendienst übernimmt komplexe Anfragen - der Agent die Routine. Ein Folgemandat für die Produktionsplanung wurde bereits beauftragt.
Steuerberater verwenden einen erheblichen Teil ihrer Fachkraftzeit auf Vorbereitung, Prüfung und Einreichung von Mandantensteuererklärungen. Der Prozess ist repetitiv, fehleranfällig unter Zeitdruck und hält Fachkräfte von höherwertiger Beratungsarbeit ab.
brainbot baute einen Ende-zu-Ende-Steuererklärungs-Agenten mit ELSTER-Einreichung. Das System bereitet die Steuererklärung vor, prüft sie intern und reicht sie nach obligatorischer Bestätigung über ELSTER ein.
brainbot hat ein funktionierendes Modell zur Reduzierung des Fachkraftaufwands in Steuer-Workflows entwickelt. Vor jeder Einreichung ist eine Bestätigung erforderlich. Das System läuft intern bei brainbot; ein erster Pilotaufbau mit einer Steuerberaterkanzlei ist im Gange.
Kritische Daten bleiben on-premise und/oder in der EU-Cloud. Kein US-Cloud-Routing. Sicherheitsmechanismen sind in den Workflow eingebaut - nicht nachträglich aufgesetzt.
Engpässe analysiert, Datenrisiken geprüft, ROI geschätzt, Pilotpfad skizziert.
Scope, Zeitplan, Kosten, Erfolgskriterien, Datenhandhabung, Verantwortlichkeiten.
KI-Agent entwickelt und an echten Arbeitsabläufen getestet. Gemessen an Ihren Erfolgskriterien.
KI-Agent überführt in den Tagesbetrieb mit Schulung, Monitoring und Support.
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